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告别纸质档案吧!原来电子档案这么棒!

2020-09-22

  1、首先跟大家科普—档案数字化是什么?

  档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术等高新技术将纸质档案转化为以数字化信息和图片形式存储的全真电子影像档案,形成与纸质档案库相对应的数字化档案库。

  数字化信息和图片资料上传后,可通过档案数字化管理系统对档案进行查询、打印、信息管理等操作。

  可以安全、规范、高效地实现档案信息资源共享,促进现代人事管理。

  现在,档案数字化成为机关、企事业、高校等单位的核心资源与重要资产。从点到面地构建数字档案馆是全社会数字档案管理的之道,也为档案工作提供更好的服务。

  2、档案数字化重要吗?它的作用是什么?

  为什么档案需要数字化?这很重要吗?我给你详细介绍下吧!

  (1)方便用户查询和利用

  数字形式的信息可以实现快速检索、异地传输、远程利用,易于进行复制、打印等操作。

  (2)支持电子化业务流程

  随着信息化的深入,越来越多的单位采用了基于计算机网络的工作方式,工作效率得以极大提升。

  (3)汇聚分散保护的档案信息

  通过网络可以汇聚分散存储在各地的档案信息,实现信息资源的跨库检索和综合开发利用。实现更广范围资源整合和资源共享。

  (4)保护档案原件

  制作珍贵纸质档案原件的数字副本,可以减少因档案利用时的物理接触对其造成的损伤。

  档案管理数字化是未来档案管理发展的必然趋势,目前全国相当一部分档案馆、企事业单位、高校等机构已将全部档案进行数字化扫描并上传系统,档案借阅、查询全部采用电子版及复印件打印方式,有效节省占地空间、提高使用效率,减少原始档案磨损。

档案数字化加工

  3、档案数字化遵循——高效性、安全性、规范性、保密性原则

  在四大原则中,其中最重要一点是保密性原则。大数据时代随着档案数字化工作的推进,因该项工作而致失泄密的情况也屡见不鲜。

  按照流程,档案数字化工作可以分为生成、流转、存储、利用等环节,每个环节都有失泄密隐患。为了彰显我公司在保密性、安全性、可靠性等方面综合实力。

  4、如何具体落实档案数字化保密性原则呢?

  (1)成立保密工作领导小组,从上至下严把保密关。

  (2)计算机等信息设备采用物理隔离措施。

  (3)人员做好身份审核、登记工作并定期开展保密培训。

  (4)做好交接手续,严格清点相关档案材料。

  (5)建立完善的后台管理机制做到有据可查。

  (6)加强对数字化档案的安全防护,做好相关数字档案备份工作。


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